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経営者のお役立ち情報「メルマガ誌上セミナー」(108)企業内の課題を解決するためのアプローチの仕方(第2回) |
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中小企業の経営者が抱える経営課題について、専門家の方にわかりやすく解説していただいています。
なお、このセミナーのバックナンバーは「Webセミナー」で公開しています。
仕組み作りと適切なマネジメント
有限会社ユニペック 代表取締役前田 秀雄(まえだ ひでお) |
適切なマネジメントを行うためには、実態に即した「仕組み」を作っておくことが重要です。
■仕組み作り
「仕組み」を語る時に、よくある例えとして「カリスマシェフのいるレストラン」があります。これは、カリスマシェフがいる間は、質の高い料理を提供することができるのですが、カリスマシェフが休んだり退職したりすると、途端にその味を提供できなくなります。いわゆる「属人化」といわれる状況です。
一般企業や組織でも同じで、特定の担当者がいないと「仕事ができない」「仕事が回らない」という状況があります。そこで登場するのが「仕組み」です。
業務の仕組みを作ると、特定の担当者がいなくても仕組みが仕事をしてくれるので、誰かに依存することなく成果を上げることができます。
【仕組み作りに必要なプロセス】
タスクの細分化 |
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全体のプロセス設計 |
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担当者・担当部署 |
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マニュアル化 |
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チェックシート |
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この手順で仕組み作りを検討していけば、マニュアル化できないノウハウもありますが、様々な部署(製造現場、管理系、営業)で、一定の仕組みを作ることができます。ただ、もう一つ必要なものとして、「せっかく作ったこの仕組みが、そもそも上手くいっているのかどうか」を判断する指針が必要です。
そのために、「気付きリスト」と「KPI・KGIの設定」が必要です。
せっかく作った仕組みも「その仕組みで目標達成できているのか?」を判断できないと、上手くいかない場合、何を修正すればいいのかわかりません。
そのために、
気付きリストは、日々の業務の中で、疑問に思ったことや、何か違うと思ったことなど、ちょっとした気付きを共有することで、仕組みの歪を修正します。
KPI・KGIの設定は、業務の目標を設定して、その目標を達成できているのかどうなのかを、数値的に判断する基準を予め設定しておくことで、この仕組みでいいのかどうなのかを判断します。
【仕組みを数値的に判断する基準】
KPI(Key Performance Indicators) |
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KGI(Key Goal Indicator) |
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■適切なマネジメント
チームが気持ち良く効率的に仕事を進める場合、適切なマネジメントが必要です。
マネジメントには色々な解釈がありますが、ここでは、マネジメントの定義を、このようにしておきましょう!
「他者と一緒に計画をうまく運び、目標を達成するためのプロセス」
では、計画をうまく運び、目標を達成するためのマネジメントとは、どんなことをするのでしょう?
【マネジメントに必要なプロセス】
職場や現場の環境分析 |
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チームの目的・ビジョン・ミッション・ゴールの確認 |
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問題と課題の整理 |
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目標設定 |
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実施手順の見える化 |
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適切な役割分担 |
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マネジメントとは、「部下を管理する事」と定義する方もいらっしゃるようですが、ここでは、「他者と一緒に計画をうまく運び、目標を達成するためのプロセス」と定義しています。
そのために、上表のプロセスが必要です。
適切にチームをマネジメントしようとすると、上表のように、環境分析から始まって、目的等の共有、ボトルネックの確認、目標の設定、手順の見える化、誰が何をすればいいのか明確な役割分担、これらを共有しておかないとメンバーは、このプロジェクトの中で自分が何をすればいいのか、どうなれば目標達成と言えるのかわからず、仕事にのめり込めない状態になります。これらを回避するためにもマネジメントでは、様々な情報共有が必要です。
仕組みをチームで動かすためのマネジメントの基礎は、これで出来上がります。
しかし、継続的に目標達成に向かう場合、仕組みを持続的かつ効率的に動かすためのリーダーを含めて人材教育が必要です。
■<講師プロフィール>
有限会社ユニペック 代表者 前田 秀雄(まえだ ひでお)
大学卒業後、電子部品卸会社・印刷会社・電力系設備会社を経て2000年に独立。独立当初は、省エネ設備販売を行っていたが、2005年から「社内の省エネの仕組みづくり支援事業」を開始し、社内活動の仕組みづくり支援事業が中心となる。その後、省エネに留まらず、「経費削減活動」「オフィス環境改善活動」「ムリ・ムダ・ムラ撲滅運動」「社員と取り組む経営計画」「新事業創出プロジェクト」その他、地域振興事業として「地域の魅力創出プロジェクト」など、"ひとり一人のチカラ"を発揮できるよう「みんなを巻き込むプロジェクトの進め方」をテーマに支援を行い、中小企業・行政などで、様々なプロジェクトの実施や人材育成研修を行っている。
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