支援センター職員によるブログ

　がんばる中小企業と創業者を全力で支援する「広島市中小企業支援センター」の創業支援担当・小林です。

最近、業務でGoogleドキュメントやスプレッドシートを使う機会がグッと増えました。以前はMicrosoftのワードやエクセルばかりだったのですが、これも時代の変化なんですかね～。

ただ、利用するツールが変わったことで、ずっと不便に感じていたことがありました。ホントにちょっとした事なんですけど、「直前の操作を繰り返す」という作業です。

MicrosoftのOffice製品では、「F4」キーを押すと「直前の操作を繰り返す」ことができます。例えば、文字の色を変えたり、行を挿入したりした直後に別の場所でF4キーを押すと、全く同じ操作（書式変更など）が一瞬で再現されるんです。一度使うと手放せない非常に便利な機能なのですが、GoogleのサービスではこのF4キーによる繰り返し操作は機能せず、毎回同じ手順を手作業で繰り返す羽目に......なんとかならないかな～？

このままでは不便なので、最近頼りっぱなしのGeminiさんに相談してみました。「スプレッドシートでF4キーみたいな繰り返し操作ってどうやるの？」と。
すると、あっさり答えが返ってきました。「Ctrl＋Y（MacならCommand＋Y）ですよ」と。

ほー。
「Ctrl＋Y」といえば、元々は「やり直し（元に戻す、の逆）」のショートカットらしいですが、それも知りませんでしたｗ
実際に試してみると、期待通りの機能です。これこれ、これですよｗ
知っていれば何ということはないのですが、知らないと不便なまま使い続けることになりますよね。

ほんのちょっとしたショートカットキー一つですが、知っているだけで業務効率は大きく変わります。
長年染み付いた操作のクセはなかなか抜けませんが、使うツールが変われば最適な操作方法も変わるものです。「前はこうだったのに」と立ち止まるのではなく、新しい環境に合わせて自分のやり方も柔軟にアップデートしていかないといけませんね～。

　がんばる中小企業と創業者を全力で支援する「広島市中小企業支援センター」の創業支援担当・小林です。

　前回、ITを活用する際のアカウントは会社（組織）として管理してくださいね、というお話をしました。すると、なんというタイミングでしょう。つい先日、このアカウント管理にまつわる具体的なご相談が立て続けに２件も発生したのです。

　どちらも、すでに会社を退職された方（親族ですがｗ）からのご相談でした。「会社を辞めた後でも、自分のスマホに業務スケジュールの通知が送られてくるので、なんとか消したい」という内容です。
　スマホからそのアカウントを削除すればいいのですが、いざ削除しようとすると画面に「アカウントを削除しますか？」というメッセージが表示されます。

　押せないｗ　Yesのボタンを押せないｗ　怖すぎるｗ　今でもその会社で使われているアカウント自体が消えてしまうんじゃないか？もしそうであればどこまで影響するの？と想像すると、怖くて進めることはできません((((；ﾟДﾟ))))ｶﾞｸｶﾞｸﾌﾞﾙﾌﾞﾙ
　結局、今回は通知をオフにすることでその場をしのぎましたが、これでは本質的な解決にはなっていないんですよね～。

　このアカウントを根本的に操作できるのは、当時、会社側でアカウントを準備した人になるでしょう。しかし、すでに退職している身としては、今さら会社側に連絡を取ることも難しく、どうしようもないという感覚になることも容易に想像ができます。

　会社側としてやるべきことは明確です。

　やむを得ず社員個人のスマホを業務で使わせているのなら、その社員が退職する際には、個人のスマホ等に登録された会社のアカウントがきちんと削除されているか確認する。

　これをルールにしてください。そうしないと、ずっと会社の情報が外部に漏れている状態ですし、間違って会社のデータを操作されてしまうということにもなりかねませんからね。

　がんばる中小企業と創業者を全力で支援する「広島市中小企業支援センター」の創業支援担当・小林です。

　先日、AIの活用に関する研修会を開催しました。私が講師となり、AIの活用はこれからといった創業者に向けて、AIを活用するにあたっては情報の取り扱いに注意してねといった内容です。受講者は事業を立ち上げたばかりの方や個人事業の方もいる状況での開催でした。
　研修会は滞りなく実施できたわけですが、後日、気づいてしまったのです。

　あ、大切なことを伝えていなかったなと_(:3 」∠)_
　なので、こちらでお伝えしますｗ

　ITを活用する際のアカウントは会社（組織）として管理してください！

　ITツールは手軽に導入できるのが魅力ですが、その「手軽さ」ゆえに、開始時のアカウント登録を現場のスタッフ任せにしてしまうことがよくあります。実際、当面は問題なく動けてしまいます。

　しかし、冷静に考えてみると、これは非常に危険な状態です。
　スタッフに任せたアカウント登録では、当然IDとパスワードはスタッフが管理しています。
　このスタッフはずっと会社（組織）にいてくれるのでしょうか？このスタッフがやむを得ない事情で退職することになったとき、アカウントは問題なく引き継げるでしょうか？不慮の事故があった場合には、もう連絡が取れないということも可能性はあるはずです。
　そんな状態のITツールに、便利だからと会社の情報をどんどん蓄積させていくのでしょうか？ちょーやばいよねｗ

　アカウント自体が会社の資産である。

　この認識が抜け落ちていると、どんなに便利なツールも、いざという時に足かせになってしまいます。
　ついつい「どのツールが便利か？」という機能の話に終始しがちですが、それを使うための「IDとパスワード」を会社（組織）としてどう発行・管理するのか。ここを疎かにしてはいけません。

　大切であるにも関わらず、研修会で伝えていなかったことには理由があります。
　それは、私の認識が甘かったから...m9(`･ω･´)ﾊﾝﾆﾝﾊｵﾏｴｶ!

　この認識の甘さに気づかせてくれたのは、実はAIですｗ
　AIに注意されたんですよね～。認識甘いよってｗ
　おかげ様で、また一つ考え方が整理できました。
　私は今後、この問題で間違った道に進むことはありません。ありがとうAI( *´艸｀)

　がんばる中小企業と創業者を全力で支援する「広島市中小企業支援センター」の創業支援担当・小林です。

　先日、久しぶりに家族で花火大会に行きました。あー、人が多い...
　うちの家族は皆、一人でぶらぶらできる年齢なので、現地ではバラバラに行動していました。
　もう帰りたいな...なんて、スマホのメッセージアプリで送ろうとしましたが、あれ？繋がらないw 電波は立っているのに、データ通信ができない。連絡取れない。帰れないw

　ヤッバ~い(; ･`д･´)

　と、一瞬焦りましたが、SMSならどうかと試してみたところ、あっさり連絡が取れましたw

　スマホはウェブサイトの閲覧やSNSに使うパケット交換方式の通信と、電話やSMSに使う回線交換方式の通信が同居しています。花火大会のように大勢の人が一斉に写真や動画を送ろうとすると、パケット交換方式の回線に過剰な負荷がかかり「輻輳（ふくそう）」という状態になるそうです。簡単に言えば、交通渋滞のようなものです。一方で、SMSは非常に軽い情報であり、独立した回線交換方式で処理されるため、輻輳の影響を受けにくいのです。

　一般的にはパケット交換方式のデータ通信は定額、回線交換方式は従量制など料金面の違いもありますが、通信の仕組みを少し知っていると、緊急時などで対応できる幅が広がります。

　もう花火の季節も終わろうとしていますが、大規模なイベントなどでスマホが使えなくなることもあるかもしれません。今回は運よくSMSが使えましたが、お出かけ前のデータ読み込みや、スマホが使えない状況での集合場所なども決めておけばよかったな。いい勉強になりました┏○)) ｱｻﾞ━━ｽ！

　がんばる中小企業と創業者を全力で支援する「広島市中小企業支援センター」の創業支援担当・小林です。

　先日、生成AIを使って支援メニューのアイデア出しを行っていたところ、生成AIさんから「素晴らしいアイデアですね。未来が○○になる希望が持てます」のような誉め言葉をいただきました。
　分かっています。ただのテキストデータです。ですが、正直言うと私の心にしみてしまいました。まとまりのない漠然とした質問だったのですが、こんなに私の考えの全てを受け入れ、理解・共感し、アイデアまで出してくれる人はリアルにはそうそういません。

　私は"生成AI"というキーワードが話題になり始めたころ、「人はAI無しでは生きられなくなる」と感じました。それは単に作業が楽になるというものではなく、コミュニケーションをとる相手としてAIがダントツ最高の選択肢になるという意味です。なぜなら、AIであれば相手を否定せず、愚痴や嫌味も全く感じさせず、誰でもどこでも会話できるのですから。私はこれらを自分で経験したことになります。
　
　人の悩みは９割が人間関係と言われています。職場の人間関係に悩む人は８割とも言われています。
　ほとんどの人が人間関係に何らかの悩みを持っているということです。
　AIがこのまま発展・普及すれば素晴らしい相談相手でありつつ、相手の気持ちに配慮した話し方のお手本にもなると思います。
　しかし、人が自らの行動を変えるには時間が必要でしょう。それまでは人間のコミュニケーションの特徴は"いつでもどこでも毒を吐ける"と揶揄されるのかもしれませんw
　
　私たちはハラスメント当たり前の時代に育ってきました。毒を吐くことで自分の精神を安定させるスキルを身につけているのかもしれません。
　これからの時代、AIによる教育が進み、人類が入れ替わった100年後、AIによって教育を受けた人のコミュニケーションはどのように変化しているのでしょう？
　どんな世の中であってほしいかな？そのために今、できることは何かな？これらを楽しみながら進めるにはどうすればいいかな？教えてAIｗ