支援センター職員によるブログ

「業務用文書」正しくかけますか？

2010/09/02

　おはようございます。
　がんばる中小企業を全力で支援する「広島市中小企業支援センター」のプロジェクトマネージャー・久保です。

　今やIT 化の時代です。

　大半の職場で、各人の机にはコンピューターの端末機が置かれていることと思います。
　これに伴って日常の業務連絡は電子メールで行われるようになりました。同じ部屋に居る同僚に電子メールでメモを送ることも珍しくありませんし、会議用の資料なども事前にメールで配布し、当日は各人がプリントアウトしたものを持ち寄ることをルール化している会社もあります。
　電子メールでは、連絡内容を打ち込んで発信先を指定して送れば、自動署名の機能を使わなくても送信者のアドレスを見ることで誰が送信してきたものかは予測がつきますしまた、受発信日も自動的に記録されるのでずいぶんと便利になりました。
　しかしあまりこれに慣れすぎると、きちっとした資料が作れなくなる危険性があるので注意が必要です。

　以下は実際にあった例ですが、ある会社の社内会議に出た時にその会議で配られた大半の資料に作成者の名前、作成日が記入されていませんでした。また表題のない資料もいくつかありました。

　業務用の書類には公式のものから、個人の備忘録までいろいろなものがありますが、少人数とはいえ複数人が集まって行われる会議で使用する資料であれば最低限の体裁は整えたいものです。

　たとえば会議の議事録であれば表題、作成者の氏名、作成日、決定事項、継続審議となった事項については誰がいつまでにどういう対応を取るのか等は最低限記されている必要があります。

　これはビジネスをする上での基本ですが、常日頃から訓練しておかないとなかなか身につかないことです。
　本人の努力もさることながら、上司としても気がついた時には指摘をするよう、日ごろから課題意識を持っている必要があるでしょう。