支援センター職員によるブログ

業務の洗い出し

2010/09/14

　おはようございます。がんばる中小企業を全力で支援する「広島市中小企業支援センター」の経営革新担当・中宮です。

　前回、「考え方を変えてみる」ということで、「時々立ち止まって、第３者の視点から、客観的に自分たちの仕事を見つめなおしてみてはいかがでしょうか」と書きましたが、今回はその具体的な方法についてご提案したいと思います。

　まず、仕事を見つめなおすとはどういうことなのか考えてみたいと思います。皆様、長い間ずっと同じやり方で仕事を続けていることはないでしょうか。また、他の部門のことを考えず、自分の部門のことだけを考えて仕事をされていることはないでしょうか。

　長年同じ仕事のやり方を続けていると、知らない間にその方法が唯一の方法だと思い込んでしまい、新たな方法があるかもしれないという発想すら浮かばなくなってしまいます。また、自部門のことだけを考えてしまうと、他部門との連携が疎かになり、企業全体としての利益を損なう恐れも発生します。

　このようなことから考えると、仕事を見つめなおすとは、企業という組織の中における、自分たちが担っている業務（役割）を洗い出すことで、自部門の問題点を探し出し、それを他部門のスタッフと共有することで、企業全体の問題点を浮かび上がらせて、それを改善することで、企業の業績の向上・業務の効率化を図ることだといえるかもしれません。

　次に、業務の洗い出しの方法について、ひとつの方法を提案したいと思います。上記のとおり、業務の洗い出しは、他部門と問題点を共有する必要があるので、専門用語等の使用は避けて、誰でも分かる簡単なものであることが重要です。案として、ある一つの業務をその作業工程ごとに分解し、その作業手順を紙のカードに書き出していくことをお勧めします。この作業手順は、細かければ細かいほど、問題点が見つかりやすいと思います。そして、それぞれの業務について、作業手順のカードをすべて作成したら、それらを業務ごとに、壁などに張り付け、全員で手順の確認を行ってみてください。そうすると同じ作業を別の工程でも行っている「ダブり」や必要な作業がなされていないなどの「漏れ」が発見できると思います。

　こういった作業を、自部門だけでなく、他部門も巻き込んで行うことで、企業全体で無駄がなくなり、業務の効率化、延いては業績の向上につながるかもしれません。是非一度取り組んでみられてはいかがでしょうか。