支援センター職員によるブログ

「報告書の書き方」

2011/02/14

  　おはようございます。
　がんばる中小企業を全力で支援する「広島市中小企業支援センター」のプロジェクト･マネージャーの久保です。

　先月号ではインターネットメールのメリットについて触れましたが、たとえインターネットメールであっても、その伝える内容が良い文章でなければ思いがうまく伝わりません。要はインターネットメールでも、紙に刷られた文章でも、内容を正確に読み手に伝えることが目的でそのためにはしっかりとした文章力が必要だということです。

　ビジネスの世界にはありとあらゆる文書がありますが、まずは上司に対する報告書をきちっと書くことができるというのが文章力を養ううえでの基本になります。必要な情報がすべて盛り込まれており、且つ要領よく簡潔な表現で書かれた報告書はたとえ短い文章でも、伝えるべき内容を正確に読み手に伝えることができます。ビジネスの世界でいう良い文章と文学の世界でいう良い文章とはまったく異なるのでこれをよく認識する必要があります。

　では、あなたが上司から「会議に出席して、その結果を文書で報告するように」と指示され、これから報告書を書くところを想像してください。以下に報告書の書き方について順を追ってみてみましょう。

１．まずは表題です。表題はただ「報告書」とするだけでは、その報告書が何に関するものなのかがわかりません。「○△会議　出席報告書」というように表題を見ただけで会議の内容までだいたい想像がつくようにするのが良いでしょう。

２．次にその報告書の作成年月日と作成者名(連絡先)を忘れずに入れてください。この二つは報告書に限らず、通常の検討資料でも連絡書類でも同じことです。今、皆さんの机にある書類を見てください。これが記入されていない書類が一つ二つありませんか?　
　その内容が1ヶ月前のことなのか昨日のことなのか、又内容についての問い合わせを誰にしたらよいのか等がわからない文書は、ビジネスの世界ではまったく価値がありません。

３．その次は｢開催日時｣｢場所｣｢出席者所属･役職･氏名｣です。これを忘れる人はまずいないと思います。ただ、出席者の順番については、新入社員などでまだ会社の組織に慣れていない場合は案外苦労するかもしれません。このような場合は会社の組織表に記されている部門の順番に従うのが良いでしょう。

４．次が｢議事内容｣になりますが、議題が多い場合は、議題のみを一覧で「議事内容」の前段にまとめておく配慮も時には必要です。あなたの資料を読む経営者や上司は超多忙です。さしあたって、今すぐに必要な案件についてのみ結果を知りたいということは良くあることなので、読み手にとってはありがたい配慮だといえます。
　次に、議題毎に議事内容を書いてゆきますが、この場合、議論の経過･過程を事細かに記録することはあまり意味がありませんし、書き手にとっても読み手にとっても時間の浪費です。内容としては、議題、結論、その議題が付議されるに至った経緯･目的(なぜ討議される必要があったのか)、賛成意見と反対意見の要点等について、順に簡潔にまとめるのが良いでしょう。勿論、報告書ではなく、正式な議事録の場合は議論の経過を克明に記録することが必要な場合がありますから、その資料の目的をよく考えて判断してください。

５．上記４項までが書けていれば報告書としてまずまずですが、まだ完璧とは言えません。上司や、経営者にとっては、その会議の結果に基づいて関係者が今後どういうアクションを取るのか？ということも重要な関心事の一つです。この案件はこれで完結するのか、継続するなら誰が、何を、何時までに、どうするのか、誰が責任を持って次のステップに進めるのか、あるいはこの会議の結論を受けて経営レベルの更なるアクションなり判断なりが必要となるのか等、次の展開までが書かれていればより完成度の高い報告書となるでしょう。