支援センター職員によるブログ

「変更管理のルール化」

2010/12/21

　おはようございます。
　がんばる中小企業を全力で支援する「広島市中小企業支援センター」のプロジェクト・マネージャーの久保です。

　前号では、プロジェクトの変更を余儀なくされる事態は常に起こる可能性があること、又開発リーダーとしてはこの状況変化に対応し計画を柔軟に修正･変更できるよう不断の備えが大切であると述べました。
　今回もこの計画の変更についてもう少し考えてみます。

　進行中のプロジェクトで、実際に問題が発生した場合に取るべき行動は次のようになります。

①「問題の分析」、「原因の究明」、「対策案の検討」
　第一にやることはこれだというのは誰でも思いつくでしょうがこの時、対策案については一つだけではなく必ず複数案を検討するよう習慣付けてください。すぐに対策しなければいけないと、はやる気持ちはわかりますが対策を急ぐあまり、最初に思いついた案に飛びついて突っ走ってしまうのは禁物です。冷静に考えたら、他にもっと簡単にあるいは手間と時間をかけずにできる対策法があるかもしれません。

②「関連部門への連絡」
　発生した問題が影響する範囲は自分のグループ内だけか、あるいはほかのグループにまで及ぶのかを問題が確認された時点で判断し、関係のありそうな部門には速やかに問題状況を連絡する必要があります。連絡を受けた部門は自分の職場への影響度合い、即ち現在の仕事をこのまま続けてもよいのか、あるいは対策が済むまで止めるべきかの判断ができるので被害が思わぬ方向に拡大するのを防ぐことができます。

③「対策の規模･内容の検討」、「開発中の商品への影響度合いの検討」
　考えられた複数案の中から最終的に1案に絞り込むには、それらを比較評価するための指標が必要になります。このためにそれぞれの案の「具体的内容」と対策にかかる「費用」、「工数」、「日程」を明らかにするとともに、その対策によって現在開発中の商品にどういう影響が出るのか、すなわち「構造･性能」、「コスト」、「重量」、「発売開始時期」等を変更することが必要となるのかどうかを検討します。これらの結果は、比較評価しやすいように、一枚の表にまとめるのが良いでしょう。

④「関係者の合意と社内の承認」
　これらの結果については全関係者の出席する場で審議し、全関係者の合意のもとに対策案を決定し経営の承認を得ます。

　以上が「変更管理」のプロセスです。回りくどいように見えますが、このプロセスを経ることで変更によって生ずる被害を最小限にとどめることができるとともに、最終結論を関係者で共有し併せて全関係部門へ徹底することが可能となります。
　このプロセスは、たんに頭の中で理解しているだけでは、現実に問題が発生し混乱している状況の中では役に立たないことがほとんどです。あらかじめ「変更管理ルール」としてマニアル化し、社内に徹底しておいてください。