支援センター職員によるブログ

（グローバルビジネスのこぼれ話：Ｅメール編その２）

2008/12/16

  　 おはようございます。がんばる中小企業を全力でバックアップする「広島市中小企業支援センター」のマネージャー・近藤です。

　さて、先日のＥメール編その１の続き、つまり'数多いメールをいかに処理するか'について。

　まずもって、一通りすべてのメールを一瞥することは、どうしても必要です。でないと重要な情報を見逃しかねませんから。

　朝のほんの１０分程度で、全部を一瞥するには、差出人とタイトルを見ながらスクロールし、ある問題意識を持って、時々スクロールの指を一瞬止め、Ｐｒｅｖｉｅｗをちらっと見ることを続けるしかありません。

　問題意識とは、優先順位といってもよいかもしれませんが、

　優先順位１

　メールを見る前に まず今日予定されている会議のうち、自分がリード役で、かつ重要案件があるものを、まず頭に入れましょう。
　おっと、ここで朝一番にやらねばならないことがもう一つありました。
　Ｏｕｔｌｏｏｋのスケジュールをみること。急な会議が午前中に入っていたりしてないでしょうか？（会議編はまた別途お話ししましょう）

　優先順位２

　企業は組織で動いていますから、自分の上司や重要な関係先から来ている案件があれば、それを見ずして、会議に行くわけにはいきません。もし何らかの事前協議が必要になるかもしれませんから。

　優先順位３

　ＯｕｔｌｏｏｋにはＴｏとＣｃがありますが、当然Ｔｏに自分の名前が入っているとまず優先です。しかしＣｃのなかには、関係者全員にかかわる重要案件があることが多いので注意が必要です。

　これらの視点を頭にいれ、スクロール開始！
　右親指が止まるのが少ないほど、朝の作業は楽なものになるのですが。
　なかなかそうはいきません。続きは'その３'で。