支援センター職員によるブログ

電話対応について

2010/10/27

　おはようございます。
　がんばる中小企業を全力で支援する「広島市中小企業支援センター」の経営革新担当・中宮です。

　世のビジネスパーソンにとって、電話というツールは欠かせないものだと思いますが、電話という日常的なものだからこそ、その対応が疎かになっていることはないでしょうか。今回は、この電話対応のマナーについて考えてみたいと思います。

　まずは、電話のかけ方についてですが、皆様は自分の名前を名乗らずに電話をかけていることはないでしょうか。かけた側からとってみれば、相手に用事があって電話をかけているのでしょうが、受ける側はその電話を待っているとは限りませんので、まずは、自分の会社名、氏名を名乗ることが重要です。また、一方的に自分の要件を伝えても、相手がその件の担当者であるとは限りませんので、要件を丁寧に伝えて、丁寧な依頼をすることが重要です。
　次に、電話を受ける側についてですが、かける側と同様にきちんと会社名、氏名を名乗ることが重要です。また、気持ちのよい挨拶、かけた側の名前、要件を確認することも忘れてはいけません。

　電話対応をするにあたり、重要なことは電話をかける（受ける）人は、その会社を代表する人間だと思われているということを忘れないことです。たとえ電話をかけた（受けた）人が、そういう意識がなかったとしても、電話を受けた（かけた）人は、電話の相手が会社を代表する人だというイメージを持ってしまいます。したがって、電話をかける（受ける）人は、自分が会社のイメージを決定するかもしれないという意識を持って、丁寧な電話対応を心掛ける必要があります。
　丁寧な電話対応は、相手に良い印象を与えます。逆に横柄な対応は、相手に悪い印象を与えてしまい、その後の仕事にも悪影響を与える可能性もあります。電話という日常的なものだからこそ、丁寧な対応を心掛けたいものです。