支援センター職員によるブログ

電子メールの活用でコミュニケーションの向上を

2011/01/19

  　おはようございます。がんばる中小企業を全力で支援する「広島市中小企業支援センター」のプロジェクト・マネージャーの久保です。

　研究開発のチームに限らずあらゆるビジネスの場面において、コミュニケーションがスムーズに行われることが、そのプロジェクトや担当している仕事を成功させる上で重要であるのは誰でもわかっていることです。しかしこの単純なことが、いざ実行するとなると案外難しいことは、読者の皆さんも経験済みのことと思います。仕事上のトラブルの原因を突き詰めてゆくと、コミュニケーション不足に行きあたることが案外多いものです。

　コンサルタントによる企業の指導で「コミュニケーションについては全体的に改善の余地がある」との一文を入れておくと「思い当たることがある」との返事が必ず帰ってくるとの話を本で読んだことがありますが、皆さんの会社ではいかがでしょうか。

　今日のお話は、コミュニケーションにおける電子メールの効用についてです。

　日本でも、つい１５年ほど前まではパソコンが一人に１台支給されている会社はまれで、社内外との連絡は電話とファクシミリに頼っていました。私自身の体験ですが当時出張で訪れた米国の企業ではすでに一人に１台パソコンが支給されており、業務の中で電子メールが日常的に使われていました。しばらく観察していると、ある社員が同じグループの同僚への連絡にも電子メールを使っていることに気が付きました。声をかければ話ができる距離にいる同僚にも電子メールを使っているのを見て、その時は「チョッと声をかければ済むものをずいぶんコミュニケーションの悪い職場だなー」と驚かされました。

　ところが現在、電子メールを実際に自分で使ってみた結果これが的外れな印象であったと思うようになりました。

　たとえ近くの席の人に対しても電子メールを使うことでコミュニケーションの質を格段に向上させることができるのです。この電子メールのメリットを具体的に見てみましょう。

　１．相手が席を外している時でも、メールを入れておくことで席に戻った時に読んでもらうことができる。

　　　「またあとで・・・」といって結局忘れてしまうことを防ぐことができる。
　２．複数の相手に同じ内容の情報を同時に、直接相手の人に伝えることができる。
　３．発信内容の記録が必ず残るので、後で確認ができる（言った、言わないのトラブル回避）。
　４．どのように表現すれば相手に理解されやすいかを常に考えるようになり、自分の考えが整理できる

　　　とともに、簡潔･明瞭な表現力が身に付く。等々です。

　｢オーイッ｣といえば声が届く程度の人数や広さの会社でも電子メールを有効に活用することで、仕事の効率が上がり質を向上させることができます。

　電子メールは取っ付きにくいと感じておられる方もいるかもしれませんが、鉛筆と紙でファクシミリを利用するのと基本は同じと考えれば気軽に利用できるようになるでしょう。これからのビジネスにはなくてはならないものです。効果的に活用するよう、いろいろ工夫してみてください。　 （以上）